Tekoälyagentti – mitä hyötyä siitä on yhdistykselle?

Tekoälyagentti on digitaalinen apulainen, joka voi hoitaa yhdistyksen tehtäviä useassa vaiheessa ja jopa ajastetusti. Se voi esimerkiksi seurata tietoa, valmistella viestintää, auttaa kokouksissa, tarkistaa sisältöjä ja tehdä toistuvia tehtäviä yhdistysaktiivin puolesta. Mutta mitä hyötyä tekoälyagentista on käytännössä juuri yhdistykselle – ja missä sitä voi jo kokeilla? Tässä blogissa kurkistamme tekoälyagenttien mahdollisuuksiin, rajoituksiin ja turvalliseen käyttöön käytännön esimerkein, ilman teknistä jargonia ja turhaa agenttihypeä.

Pikayhteenveto

Tekoälyagentista on yhdistykselle hyötyä erityisesti silloin, kun tehtävä toistuu, koostuu useasta vaiheesta tai pitäisi hoitaa säännöllisesti ilman, että joku muistaa käynnistää sen joka kerta.

Agentti voi esimerkiksi seurata yhdistykselle tärkeää tietoa, valmistella viestintää, auttaa kokousten valmistelussa, tarkistaa vanhentuneita sisältöjä ja hoitaa ajastettuja tehtäviä.

Tekoälyagentti ei korvaa yhdistysaktiivia eikä päätä yhdistyksen puolesta. Parhaimmillaan se toimii pikkuapulaisena, joka tekee pohjatyötä ja vapauttaa vapaaehtoisten aikaa tärkeämpiin asioihin.

Agenttien käyttö kannattaa aloittaa pienesti ja rajatusti. Anna sille vain tarvittavat oikeudet, tarkista tuotokset huolellisesti ja pidä henkilötiedot, jäsenrekisterin tiedot sekä muut arkaluontoiset ja luottamukselliset tiedot erityisen tarkassa suojassa.

Mikä on tekoälyn seuraava mullistus ja miten se vaikuttaa yhdistyksiin?

Tekoäly on jo muuttanut monen yhdistysaktiivin arkea. Sen avulla voi etsiä tietoa, ideoida tapahtumia, kirjoittaa jäsenkirjeitä, tiivistää pitkiä tekstejä, tehdä käännöksiä ja opetella uusia asioita. Moni saa tekoälyn avulla enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa – ja usein lopputuloskin on parempi.

Tähän asti tekoäly on kuitenkin ollut ennen kaikkea apuri, jolta pyydetään yksi asia kerrallaan. Seuraava askel on suurempi: tekoälyagentit voivat hoitaa kokonaisia tehtäviä ja toistuvia työketjuja aiempaa itsenäisemmin.

Yksinkertaistettuna: tavallinen tekoäly auttaa, kun pyydät siltä jotain. Agentille taas voi antaa koko homman.

Mitä yhdistysaktiivi osaa jo tehdä tekoälyllä?

Monella yhdistysaktiivilla on jo tekoälyn perustyökalupakki ainakin jossain määrin hallussa.

Tekoälyä käytetään tiedonhakuun, suunnitteluun ja ideointiin, oppimiseen, sisällöntuotantoon, tiivistämiseen ja käännöksiin. Sen avulla voi esimerkiksi valmistella jäsenkirjeitä, ideoida tapahtumia, jäsentää ajankohtaista tietoa tai saada nopeasti uuden asian haltuun.

Näissä tehtävissä ihminen kuitenkin yleensä käynnistää työn. Hän avaa tekoälyn, antaa tehtävän ja odottaa vastausta.

Agenttien myötä tämä asetelma alkaa pikku hiljaa muuttua.

Mikä tekoälyagentti oikeastaan on?

Tekoälyagentin voi ajatella pienenä digitaalisena apulaisena, jolle annetaan tehtävä tai tavoite. Se voi jakaa työn pienempiin osiin, käyttää sille sallittuja työkaluja, kuten verkkohakua tai tiedostojen käsittelyä, ja hoitaa tehtävän useassa vaiheessa.

Agentti voi esimerkiksi etsiä tietoa, vertailla sitä, tehdä yhteenvedon ja tallentaa lopputuloksen käyttäjän tietokoneella.

Agentilla voi olla myös erilaisia taitoja (skills) eli valmiiksi määriteltyjä tapoja tehdä tiettyjä asioita. Taito voi esimerkiksi kertoa agentille, miten yhdistyksen viestintä kirjoitetaan, millainen viikkoraportti tehdään tai mitä kokousmateriaaleista pitää tarkistaa.

Yksinkertaistettuna: agentti on pikkuapulainen ja taito eli skill kertoo, mitä se osaa tehdä ja miten.

Missä tekoälyagenttia voi kokeilla käytännössä?

Agenttimaista työskentelyä voi jo kokeilla tutuissa tekoälypalveluissa.

ChatGPTä pidemmät ja monivaiheiset agenttitehtävät tehdään Work-tilassa. Claudessa aiempaa erillistä Cowork-työskentelyä ollaan yhdistämässä tavalliseen keskusteluun. Microsoft Copilotissa agentit löytyvät Agents-osiosta, jossa voi käyttää valmiita agentteja tai oman Microsoft-ympäristön asetuksista riippuen rakentaa myös oman agentin.

Hyvä ensimmäinen kokeilu on rajattu tehtävä. Voit esimerkiksi pyytää agenttia tutkimaan tiettyä aihetta, tekemään siitä yhteenvedon ja tallentamaan lopputuloksen sille sallittuun paikkaan.

Näin saat tuntuman agenttimaiseen työskentelyyn ilman, että annat tekoälylle heti liian laajoja oikeuksia.

Mitä hyötyä tekoälyagentista on yhdistykselle käytännössä?

Agenttien kiinnostavin hyöty on siinä, että ne voivat hoitaa toistuvia tehtäviä ja useasta vaiheesta koostuvia kokonaisuuksia.

1. Voiko agentti seurata yhdistykselle tärkeää tietoa?

Agentille voidaan antaa tehtäväksi seurata tiettyä aihetta ja poimia siitä yhdistykselle olennaiset asiat.

Se voisi esimerkiksi seurata oman toimialan uutisia, avustushakuja tai lakimuutoksia ja tehdä niistä tiiviin yhteenvedon.

Näin hallituksen jäsenen ei tarvitse käyttää joka viikko yhtä paljon aikaa tiedon etsimiseen.

2. Voiko agentti auttaa yhdistyksen viestinnässä?

Agentti voisi auttaa kokonaisessa viestintäketjussa.

Kun yhdistyksellä on uusi tapahtuma, agentti voisi valmistella siitä luonnokset verkkosivuille, Facebookiin, Instagramiin ja uutiskirjeeseen. Ihminen tarkistaisi ja viimeistelisi sisällöt ennen julkaisua.

Sen sijaan, että yhdistysaktiivi pyytää jokaista tekstiä erikseen, agentti voi hoitaa saman tutun työketjun aina samalla tavalla.

3. Voiko agentin ajastaa tekemään töitä?

Ajastus on yksi agenttien kiinnostavimmista ominaisuuksista.

Agentille voidaan antaa tehtävä, jonka se tekee esimerkiksi joka maanantai, kerran kuukaudessa tai ennen tiettyä tapahtumaa. Käyttäjän ei tarvitse edes muistaa käynnistää tehtävää.

Agentti voisi esimerkiksi kerran kuukaudessa koota hallitukselle yhteenvedon yhdistyksen kannalta tärkeistä uutisista.

Juuri tässä agentti alkaa muistuttaa oikeaa pikkuapulaista: se tekee sovittua työtä sovittuun aikaan, vaikka yhdistysaktiivi itse olisi töissä, nukkumassa tai Zumbassa.

4. Voiko agentti auttaa kokousten valmistelussa?

Agentti voisi auttaa kokoamaan kokouksen taustamateriaaleja, tiivistämään dokumentteja ja nostamaan esiin asioita, jotka vaativat hallituksen huomiota.

Se voisi myös tarkistaa, mitä edellisessä kokouksessa sovittiin ja mitkä tehtävät ovat vielä kesken.

Päätöksiä agentti ei tee hallituksen puolesta. Sen tehtävä on helpottaa valmistelua.

5. Voiko agentti tarkistaa, ovatko yhdistyksen sisällöt ajan tasalla?

Verkkosivuille ja dokumentteihin jää helposti vanhoja päivämääriä, yhteystietoja, hintoja tai ohjeita.

Agentti voisi käydä sovitun aineiston säännöllisesti läpi ja nostaa esiin kohdat, jotka vaikuttavat vanhentuneilta.

Jo se, että joku tarkistaa aineiston ja huomauttaa mahdollisista ongelmista, voi säästää paljon aikaa.

6. Voivatko eri agentit tehdä yhteistyötä?

Kun agentit saavat hallitun pääsyn yhteisiin pilvipalveluihin ja tiedostoihin, ne voivat hyödyntää myös toistensa tuottamaa aineistoa.

Yksi agentti voisi esimerkiksi seurata yhdistyksen toimialan uutisia ja tallentaa havainnot yhteiseen kansioon. Toinen agentti voisi hyödyntää samoja tietoja jäsenviestinnän tai hallituksen materiaalien valmistelussa.

Tällöin työ ei ole sidottu yhteen tietokoneeseen. Olennaista on, että jokaisella agentilla on vain ne oikeudet, joita se tarvitsee.

7. Voivatko agentit helpottaa yhdistysten vapaaehtoispulaa?

Agentti ei tuo yhdistykseen uusia vapaaehtoisia eikä korvaa ihmisiä, jotka tuntevat jäsenet, tekevät päätökset ja järjestävät toimintaa.

Se voi kuitenkin vähentää nykyisten aktiivien työmäärää.

Yhdistyksissä jää paljon pieniä asioita tekemättä siksi, ettei kenelläkään ole aikaa. Jos agentti hoitaa osan uutisseurannasta, luonnostelee viestintää ja valmistelee rutiinitehtäviä, vapaaehtoisten aikaa vapautuu tärkeämpiin asioihin.

Agenttien hyöty voikin olla juuri tässä: pieni joukko ihmisiä saa enemmän aikaan ilman, että jokainen uusi tehtävä tarkoittaa lisää iltatöitä.

Miten Nettitiimi hyödyntää tekoälyagentteja?

Nettitiimillä olemme jo kokeilleet agentteja käytännön työssä.

Tekoälyskanneri-agentti seuraa tekoälymaailman tapahtumia ja poimii niistä asioita, joilla voi olla merkitystä Nettitiimille tai suomalaisille yhdistyksille. Koulutusassistentti-agentti puolestaan auttaa seuraamaan koulutussisältöjä ja nostamaan esiin asioita, joita pitäisi päivittää tai parantaa.

Koulutusassistentti on jo nostanut esiin agentit ja ehdottanut, että ne pitäisi ottaa mukaan Nettitiimin tekoälykoulutusten aiheisiin. Toistaiseksi olen päättänyt toisin. Omasta mielestäni agentit ovat vielä liian monimutkaisia tavalliselle yhdistysaktiiville, joten seuraan rauhassa, miten työkalut kehittyvät.

Tämä on samalla hyvä esimerkki siitä, miten itse haluan tekoälyagentteja käyttää: agentti auttaa havainnoimaan, ehdottaa ja tekee pohjatyötä, mutta päätökset teen edelleen itse.

Näissä kokeiluissa agenttien mahdollisuudet ovat tulleet hyvin näkyviksi – mutta samalla myös niiden tämänhetkiset rajoitukset.

Ovatko tekoälyagentit jo helppoja käyttää?

Eivät vielä.

Oman kokemukseni perusteella elämme edelleen jonkinlaista tekoälyagenttien alkuaikaa. Agenttien rakentamisessa pitää tällä hetkellä ymmärtää käyttöoikeuksia, tiedostoja, työkaluja, taitoja eli skillejä ja sitä, mitä agentti saa tehdä itsenäisesti.

Kun agentti käyttää käyttäjän tietokoneella tai pilvipalvelussa olevia tiedostoja, vastaan tulee paljon turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä. Mitä se saa lukea, muokata tai käyttää?

En itse halua antaa tekoälylle rajattomia oikeuksia. Mieluummin rajoitan agentin toimintaa ja annan sille vain ne oikeudet, joita se todella tarvitsee. Tämä hidastaa ja kömpelöittää toimintaa, mutta pitää käyttäjän paremmin kontrollissa.

Tavalliselle yhdistysaktiiville tämä on vielä turhan monimutkaista. Tilanne kuitenkin muuttuu nopeasti.

Miten käyttää tekoälyagentteja turvallisesti?

Agenttien kohdalla samat tietosuoja- ja turvallisuusperiaatteet pätevät kuin muussakin tekoälyn käytössä, mutta niiden merkitys korostuu, koska agentti voi myös tehdä asioita käyttäjän puolesta.

Tietosuoja tarkoittaa käytännössä erityisesti henkilötietojen suojaamista. Jäsenrekisterin tiedot, yhteystiedot, henkilötunnukset, terveystiedot, maksutiedot ja muut arkaluontoiset tai luottamukselliset tiedot vaativat erityistä varovaisuutta. Agentille ei kannata antaa pääsyä tällaisiin tietoihin vain siksi, että se olisi teknisesti mahdollista.

Kannattaa miettiä ainakin kolmea kysymystä:

Mitä agentti saa nähdä? Saako se käsitellä vain julkisia verkkosivuja vai myös yhdistyksen dokumentteja, sähköposteja tai henkilötietoja?

Mitä agentti saa tehdä? Saako se vain lukea ja valmistella vai myös muokata, lähettää tai julkaista?

Missä kohdassa tarvitaan ihmisen hyväksyntä? Mitä tärkeämpi tai arkaluonteisempi tehtävä on, sitä tärkeämpää on pitää ihminen mukana päätöksenteossa.

Hyvä nyrkkisääntö on: jos tieto tuntuisi arveluttavalta lähettää ulkopuoliselle, sitä ei kannata antaa agentillekaan ilman tarkkaa harkintaa.

Tavallisen tekoälyn virhe voi johtaa huonoon vastaukseen. Agentin virhe voi pahimmillaan johtaa myös väärään tekoon.

Käytännössä agenttien käyttö kannattaa aloittaa pienesti ja rajatusti. Anna agentin työskennellä esimerkiksi vain sille tarkoitetussa hakemistossa ja aloita tehtävistä, joissa mahdollinen virhe ei aiheuta vahinkoa. Tarkista tuotokset huolellisesti ja hoida ainakin toistaiseksi julkaisut, viestien lähettäminen ja muut ulospäin näkyvät toimet itse. Näin saat kokemusta agenteista mutta pidät samalla ohjat omissa käsissäsi.

Milloin tekoälyagentit tulevat tavallisten yhdistysten käyttöön?

Todennäköisesti niiden käytön pitää vielä yksinkertaistua ennen kuin agentit ovat tavallisen yhdistysaktiivin arkipäiväinen työkalu.

Käyttäjää ei lopulta kiinnosta, toimiiko tekoäly chatissa, erillisessä työtilassa vai jonkin agentin avulla. Hän haluaa vain kertoa, mitä pitäisi saada tehtyä.

Tähän suuntaan kehitys näyttää menevän. Tulevaisuudessa käyttäjän ei välttämättä tarvitse itse rakentaa agentteja, määritellä taitoja eli skillejä tai miettiä, missä tilassa tehtävä suoritetaan. Riittää, että hän kertoo tavoitteen ja hyväksyy tarvittavat oikeudet.

Ensimmäisessä vaiheessa tekoäly vastasi kysymyksiimme ja auttoi meitä tekemään asioita nopeammin. Seuraavassa vaiheessa se alkaa hoitaa osan tehtävistä taustalla sillä aikaa, kun me ihmiset keskitymme siihen, missä meitä oikeasti tarvitaan.

Mihin yhdistys voi käyttää tekoälyagenttia käytännössä?

Usein kysytyt kysymykset tekoälyagenttien käytöstä yhdistyksessä

Mikä tekoälyagentti on?

Tekoälyagentti on digitaalinen apulainen, jolle voidaan antaa tehtävä tai tavoite. Se voi tehdä työn useassa vaiheessa, käyttää sille sallittuja työkaluja ja joissain tapauksissa toimia myös ajastetusti ilman, että käyttäjän pitää käynnistää tehtävä joka kerta erikseen.

Miten tekoälyagentti eroaa tavallisesta ChatGPT-käytöstä?

Tavallisessa tekoälyn käytössä ihminen antaa yleensä yhden tehtävän kerrallaan ja odottaa vastausta. Agentille voidaan antaa laajempi kokonaisuus, jossa se esimerkiksi etsii tietoa, käsittelee aineistoa, tekee yhteenvedon ja tallentaa lopputuloksen sovittuun paikkaan.

Mitä hyötyä tekoälyagentista on yhdistykselle?

Agentti voi vähentää vapaaehtoisten rutiinityötä ja tehdä pohjatyötä tehtävissä, jotka muuten vievät aikaa tai jäävät helposti tekemättä. Se voi esimerkiksi seurata ajankohtaisia asioita, valmistella viestintää, tarkistaa sisältöjä ja auttaa kokousten valmistelussa.

Voiko tekoälyagentin ajastaa tekemään töitä?

Kyllä. Agentille voidaan joissain palveluissa antaa tehtäviä, jotka se tekee esimerkiksi viikoittain, kuukausittain tai tiettynä ajankohtana. Tämä on yksi agenttien suurimmista eroista tavalliseen tekoälyn käyttöön verrattuna.

Missä tekoälyagenttia voi kokeilla?

Agenttimaista työskentelyä voi kokeilla esimerkiksi ChatGPTä, Claudessa ja Microsoft Copilotissa. ChatGPTä pidemmät monivaiheiset tehtävät tehdään Work-tilassa. Claudessa aiempi Cowork-työskentely on yhdistymässä tavalliseen keskusteluun. Microsoft Copilotissa agentit löytyvät Agents-osiosta, jos ne ovat käytettävissä omassa Microsoft 365 -ympäristössä.

Pitääkö tekoälyagentin käyttöä varten osata ohjelmoida?

Ei. Tavallinen käyttäjä voi kokeilla tekoälyagentteja antamalla niille tehtäviä tavallisella suomen kielellä. Alkuun kannattaa valita yksinkertainen ja rajattu tehtävä ja opetella agenttien käyttöä vähitellen käytännön kautta.

Mikä on skill eli taito?

Skill eli taito on valmiiksi määritelty tapa tehdä tietty tehtävä. Sen avulla agentille voidaan esimerkiksi opettaa, miten yhdistyksen viestintä kirjoitetaan, millainen raportti tehdään tai mitä tietoja tietyssä tehtävässä pitää tarkistaa.

Voivatko eri tekoälyagentit tehdä yhteistyötä?

Kyllä, jos niillä on hallittu pääsy samaan aineistoon tai yhteiseen pilvipalveluun. Yksi agentti voi esimerkiksi kerätä tietoa ja toinen hyödyntää sitä omassa tehtävässään. Käyttöoikeudet pitää kuitenkin rajata huolellisesti.

Voiko tekoälyagentille antaa pääsyn jäsenrekisteriin tai henkilötietoihin?

Agentille ei kannata antaa pääsyä tällaisiin tietoihin ilman, että tietosuoja, palvelun ehdot ja käyttöoikeudet on selvitetty kunnolla. Teknisesti se voi joissain tilanteissa olla mahdollista, mutta henkilötietojen, jäsenrekisterien ja muun arkaluontoisen aineiston kanssa pitää olla erityisen varovainen.

Voiko tekoälyagentti julkaista sisältöjä yhdistyksen puolesta?

Joissain ympäristöissä se voi olla mahdollista, mutta ainakin tällä hetkellä julkaisut kannattaa mieluummin tarkistaa ja tehdä itse. Näin käyttäjä säilyttää kontrollin ja mahdolliset virheet huomataan ennen kuin sisältö näkyy ulospäin.

Korvaavatko tekoälyagentit yhdistysten vapaaehtoisia?

Eivät. Agentti ei tunne jäseniä, kanna vastuuta eikä tee yhdistyksen päätöksiä. Se voi kuitenkin vähentää rutiinityötä ja vapauttaa vapaaehtoisten aikaa tehtäviin, joissa ihmistä todella tarvitaan.

Kannattaako yhdistyksen ottaa tekoälyagentit käyttöön jo nyt?

Niitä kannattaa kokeilla pienesti ja rajatusti. Hyvä aloitus on sellainen tehtävä, jossa mahdollinen virhe ei aiheuta vahinkoa ja jossa agentti työskentelee vain sille tarkoitetussa kansiossa tai aineistossa. Tuotokset kannattaa tarkistaa huolellisesti ja ulospäin näkyvät toimet pitää ainakin toistaiseksi ihmisen käsissä.

Haluatko ottaa tekoälyn perusteet haltuun yhdistyksen arjessa?

Jos tekoäly kiinnostaa, mutta agentit tuntuvat vielä turhan isolta harppaukselta, kannattaa aloittaa perusteista.

Nettitiimin Tekoälyn perusteet yhdistyksille -etäkoulutuksessa käymme käytännönläheisesti läpi, miten tekoälyä voi hyödyntää yhdistyksen arjessa turvallisesti ja järkevästi.

Kun perusteet ovat hallussa, voit jatkaa syvemmälle aiheeseen koulutuksissa Tekoäly yhdistyksen viestinnässä ja jäsenhankinnassa sekä Tekoälyllä sujuvampaa hallintoa ja tapahtumien järjestämistä. Koulutusten kuvaukset löydät Nettitiimin koulutussivuilta.

Jos et malta odottaa, molemmista jatkokoulutuksista on saatavilla myös aiempien koulutusten videotallenteet heti katsottavaksi.

Ja kuka tietää – ehkä tekoälyagentitkin ehtivät kypsyä siihen mennessä niin pitkälle, että pääsemme ottamaan niitä mukaan tulevien koulutusten sisältöihin.

Haluatko lisää vinkkejä ja inspiraatiota? 

Seuraa meitä somessa ja saat käytännönläheisiä neuvoja yhdistyksen arkeen!

Keskustelut

Tietolähteet

OpenAI – ChatGPT is now a partner for your most ambitious work
https://openai.com/index/chatgpt-for-your-most-ambitious-work/

OpenAI Academy – Workspace agents
https://openai.com/academy/workspace-agents/

OpenAI – Workspace agents for business
https://openai.com/business/workspace-agents/

OpenAI Help Center – Scheduled tasks in ChatGPT
https://help.openai.com/en/articles/10291617-tasks-in-chatgpt

Anthropic – Claude Cowork and chat are now one Claude
https://claude.com/blog/cowork-is-now-claude

Claude Help Center – Claude Cowork and chat are one Claude
https://support.claude.com/en/articles/16761823-claude-cowork-and-chat-are-one-claude

Microsoft Support – Get started with agents in the Microsoft 365 Copilot app
https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/get-started-with-agents-in-the-microsoft-365-copilot-app

European Data Protection Board – Artificial intelligence
https://www.edpb.europa.eu/topics/ai-and-technology/artificial-intelligence_en

European Data Protection Board – Opinion 28/2024 on certain data protection aspects related to the processing of personal data in the context of AI models
https://www.edpb.europa.eu/documents/opinion-of-the-board-art-64/opinion-282024-on-certain-data-protection-aspects-related-to_en

European Data Protection Board – Teknologia
https://www.edpb.europa.eu/topics/ai-and-technology/technology_fi

Kirjoittajasta

Blogi on kirjoitettu Janne Käenniemen toimesta. Janne toimii asiantuntijana Nettitiimissä ja on ollut mukana uudistamassa yli 250 suomalaisen yhdistyksen kotisivuja. Hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus yhdistysten viestinnän, koulutusten ja digitaalisten työkalujen parissa. Tekoäly on uusi, nopeasti kehittyvä alue, jota Janne kehittää muun työn ohessa. Hänen ydinosaamistaan on vaikeiden teknisten asioiden kiteyttäminen selkeästi, käytännönläheisesti ja kansantajuisesti.

🔗 Tutustu kirjoittajaan

Kirjoitin tämän blogin yhdessä tekoälyn kanssa ja viimeistelin sen Nettitiimin kokemusten pohjalta. Myös tässä blogissa käytetty kuva on luotu tekoälyllä.